As mudanças trazidas pela pandemia do coronavírus, no primeiro semestre de 2020, foram drásticas para todo o mundo. Com o avanço rápido da doença, medidas de isolamento social foram adotadas às pressas, e assim vimos um novo cenário surgir nos negócios, nas formas de consumo, lazer e na educação.
A necessidade de distanciamento e a impossibilidade de aglomerações fez com que faculdades e escolas de todo o país entrassem em uma corrida contra o tempo para adotar um modelo de trabalho e ensino remoto. Além da implementação de aulas online, também era necessário a estruturação de trabalho home office: os funcionários precisavam, de casa, lidar com rotinas de atendimento aos alunos, comunicação entre setores e tramitação de atividades.
Para muitas instituições de ensino, a mudança foi trabalhosa e demorada. No entanto, faculdades que já investem em processos de transformação digital não tiveram tantos problemas com a adaptação. Foi o caso do Centro Universitário da Região da Campanha (URCAMP), que desde 2017 vinha passando por uma reestruturação dos seus sistemas com apoio da Solis, empresa que implementa e desenvolve soluções tecnológicas para processos e arquivos digitais.
“Muitas Instituições de Ensino Superior (IES) foram surpreendidas pela pandemia e primeiro tiveram que se organizar no acadêmico e no administrativo para então operar. Várias IES levaram semanas, até meses para se organizar e iniciar as atividades. “Na URCAMP, ficamos apenas um dia montando a transição para trabalho remoto”, afirma Fábio Paz, vice-reitor da URCAMP.
O vice-reitor explica que, como a faculdade já tinha uma estrutura digital, os funcionários não tiveram dificuldades para se adaptar. “Os processos dos campus, hospital e laboratórios estavam implantados desde 2018 e isso zerou nosso impacto”. A plataforma de processos Cômpeto fez com que pudéssemos trabalhar de forma muito tranquila, inclusive os alunos operando normalmente. Todos tinham ferramentas para trabalhar”, disse Fábio Paz.
Ao todo, a URCAMP conta com 293 tipos de processos digitais disponíveis para a sociedade e, de acordo com a Solis, que atende a faculdade com a plataforma de processos Cômpeto, até o momento, mais de 7.414 pessoas tiveram algum serviço tramitado na plataforma digital. O vice-reitor Fábio Paz explica que todo o atendimento ao aluno foi mantido. “Quando eu falo em tudo, falo por exemplo de um pedido do aluno que pretende se formar, pedido de um atestado de matrícula, horário de professor, pedido de autorização para hora extra. Não sentimos nada em relação ao remoto pois tínhamos uma ferramenta 100% digital e disponível no celular das pessoas”, explica.
Hoje, o vice-reitor acredita que ficar sem os processos digitais traria “caos” para a faculdade. E comemora a decisão de ter investido na transformação digital, em parceria com a Solis, antes da crise chegar: “Foi gratificante ver o trabalho que iniciamos em 2017 o quanto nos ajudou nesse momento de crise. As pessoas quando entraram em quarentena, já confiavam na ferramenta e atualmente a URCAMP consegue atuar em alto nível para os processos”, afirma Fábio Paz.
Para conhecer mais sobre os serviços da Solis, acesse: https://www.solis.com.br/hotsites/csd