A pandemia da Covid-19 tem afetado o cenário econômico mundial, não
somente no que se refere às questões de saúde, pela falta de estrutura
para atendimento aos infectados, mas também pelo impacto das medidas de
combate na continuidade dos negócios que propulsionam a economia de cada
país.
A prática do isolamento social se revela extremamente necessária para
evitar a propagação da enfermidade, e com isso muitas empresas adotaram
o sistema de trabalho remoto, bem como o uso da tecnologia adequada a
esse formato de atividade.
Nesse sentido, há muitos impasses, seja pela
falta de regras trabalhistas para a execução do home office, ou pelo
fato de nem todas as empresas e colaboradores possuírem as condições
necessárias para esse tipo de trabalho, de forma a não reduzir a
produtividade das equipes.
O processo de atendimento a distância exige conhecimento acerca de
acesso remoto via VPN (Virtual Private Network), equipes
autogerenciáveis, controle de produtividade por meio de aplicativos, e
investimento robusto em internet, antivírus, e aquisições de notebooks.
Tudo isso vislumbrando garantir o sigilo das informações, segurança no
tráfego de dados, tempestividade das tarefas realizadas e eficiência.
No que diz respeito à área fiscal e contábil das empresas
brasileiras, o cenário se torna bastante complexo, uma vez que muitas
não conseguem, em um curto prazo de tempo, a infraestrutura ideal para o
atendimento remoto de todos os seus colaboradores.
Muitas entidades,
por exemplo, operam com desktop (computadores de mesa) para evitar horas
extras fora do local de trabalho, visando eliminar o risco de possíveis
ações trabalhistas. Comprar notebooks para todos os colaboradores da
área administrativa, instalar todas as ferramentas necessárias “da noite
para o dia” pode ser algo caro e moroso.
Além disso, com o agravamento da crise econômica brasileira pela
Covid-19, houve queda no faturamento das organizações, que precisaram
demitir ou antecipar férias aos seus colaboradores.
Com isso, algumas
empresas estão atuando com times reduzidos, sendo que muitas delas ainda
possuem processos manuais de registros de notas fiscais de entradas e
saídas, ou seja, sem nenhuma robotização para realização dos registros
fiscais.
Tais obstáculos podem impactar diretamente na entrega de obrigações
acessórias, as quais podem contemplar informações incorretas e/ ou
extemporâneas, ambas suscetíveis a sanções por parte do Fisco.
Diante disso, alguns estados estão prorrogando o pagamento de
tributos sem encargos por cerca de 90 dias e, surpreendentemente,
postergando a entrega das informações das declarações estaduais, o que
não é usual.
Quando forem retomados os processos de compliance do governo, os
mesmos virão com ênfase total em recuperação da arrecadação, até mesmo
porque os tributos são a principal fonte de receita governamental.
O
Erário precisará reforçar suas entradas para liquidar todos os gastos
necessários ao combate da pandemia e também para sanar os custos acerca
dos benefícios concedidos, no intuito de manter o equilíbrio da economia
interna.
Lembrando que as principais entregas de pessoa jurídica a serem
realizadas ao Fisco, após a retomada ao processo normal de operação,
serão: ECD e ECF, que contemplam toda a informação do ano anterior (2020
com ano-base 2019); EFD Contribuições e EFD Fiscal para as quais os
contribuintes deverão realizar o envio do arquivo do período e também os
retroativos, caso a empresa tenha acatado as postergações cedidas pelo
governo.
Se existem tais dificuldades por parte das empresas, o Fisco vem
desde o ano de 2007 aprimorando as ferramentas de auditoria eletrônica
do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), contando com um “mega
computador” denominado T-REX e um software desenvolvido pelo ITA,
chamado Harpia
Os nomes fazem jus à capacidade de ambas as ferramentas,
no que diz respeito ao cruzamento de informações entre obrigações
acessórias, velocidade de captura e armazenagem de dados.
Vale ressaltar
que o SPED permite também o compartilhamento de informações entre
governo federal, estadual e municipal, o que amplia ainda mais a
eficiência nos procedimentos de fiscalização.
Vale ressaltar que, atualmente, a emissão de notas fiscais é
eletrônica. Elas somente são geradas após homologação do Fisco, ou seja,
a informação acerca das operações realizadas pela empresa é feita de
forma instantânea, a partir do envio do arquivo xml da nf-e para o órgão
fiscalizador.
Com isso, a Receita pode realizar todo e qualquer
cruzamento necessário aos seus processos de auditoria eletrônica.
Lembrando que as notificações se aplicam também para os casos em que um
fornecedor emita um documento contra um CNPJ e esse não apresente a
informação do mesmo documento em suas obrigações fiscais.
Nesse sentido, uma boa alternativa para os empresários brasileiros é
adquirir ferramentas para automatizar, monitorar e gerenciar os
documentos fiscais recebidos, por meio de parâmetros personalizados, que
permitam a consulta ao XML, a ciência da operação, manifestação do
destinatário, processamento, bloqueio e desbloqueio, bem como ao
histórico de documentos. Esse tipo de ferramenta reduz o trabalho
operacional, permitindo que os analistas das companhias fiquem focados
em atividades que geram mais resultados e reduzem contingências.
Outra boa alternativa é a terceirização da entrega das obrigações
acessórias para empresas que possuem recursos sistêmicos e tributários
para fazê-los de maneira a garantir o compliance fiscal, bem como que
detenham a capacidade operacional e tecnológica exigida. A terceirização
evita riscos trabalhistas, na medida em que não existe vínculo entre
empresa contratante e contratada.
Há consultorias, como é o caso da FH, que contam com ferramentas de
auditoria eletrônica, que operam via Inteligência Artificial, Machine
Learning e Data Mining, garantindo a qualidade e segurança das
informações encaminhadas ao Fisco.
Rosanna Matsuo é economista e bacharel em Ciências Contábeis. É
membro da Área de Tax Compliance Services da FH, empresa de tecnologia
especializada em processos de negócios e software, além de ser
especialista em Direito Tributário, palestrante e professora de
pós-graduação. Possui mais de 25 anos de experiência nas áreas fiscal e
tributária.