A necessidade de planejar, executar e gerenciar projetos é um aspecto essencial para o funcionamento de todas as organizações, independente do tamanho ou setor de atuação.
Consequentemente, acompanhar o andamento de tais projetos de forma transparente, prática e em tempo real mostra-se indispensável para aprimorar o desempenho da equipe e da própria organização.
Nesse contexto, o método Kanban pode ser um aliado para executar essas tarefas, identificar gargalos no fluxo de trabalho e lidar com outros desafios da gestão de projetos.
O que é Kanban?
Criado por Taiichi Ohno nos anos 40, Kanban é um método que se originou no contexto de fabricação automotiva da Toyota. Ele era aplicado por meio de um quadro físico com cartões fixados nele.
Cada cartão carregava as informações de um pedido e era posicionado em uma das três colunas do quadro (“Pedido”, “Em andamento”, “Concluído”). Conforme a tarefa era executada, o cartão era movido para a próxima coluna.
Décadas depois, no século XXI, David J. Anderson direcionou o método para entrega de serviços, expandindo o uso do Kanban para outros setores da indústria e do comércio.
Hoje, disponível em versões digitais, o Kanban (quadro de sinal, em japonês), em sua essência, é constituído por:
- Quadro com colunas que representam etapas do fluxo de trabalho;
- Cartões que carregam os dados sobre a tarefa (título, responsável, nível de prioridade, métricas relevantes etc);
- Raias (ou linhas) que separam as tarefas;
Devido à flexibilidade e versatilidade do método, ele pode ser modificado para adaptar-se à dinâmica da organização, assim como permite ser implementado sem impor mudanças drásticas ou prejudicar tarefas em andamento.
Como Kanban pode auxiliar na gestão de projetos da sua empresa
Segundo a Kanbanize, plataforma especializada no método Kanban, um dos principais problemas da gestão de projetos é a falta de transparência e visibilidade sobre o andamento dos projetos.
Em um e-book chamado Project Manager’s Guide to Kanban, a empresa expõe que cerca de 31,61% dos clientes que entram em contato com ela revelam ter dificuldades em visualizar e acompanhar o trabalho e outros 25,39% sofrem com a falta de transparência acerca do progresso dos projetos.
O levantamento envolveu mais de 20 mil organizações de diferentes magnitudes, incluindo participantes do “Fortune 500”, lista formada pelas 500 corporações com as maiores receitas dos Estados Unidos.
Os números deixam claro que se trata de um problema real e recorrente entre as empresas. Felizmente, a implementação de uma ferramenta Kanban digital pode lidar com isso, entenda a seguir o porquê.
Melhor visualização e controle do andamentos dos projetos
Por meio dos dados contidos nos cartões digitais, é possível checar em tempo real quem é o responsável por cada atividade e em qual etapa do fluxo de trabalho ela está com apenas alguns cliques.
O progresso de diferentes tarefas fica exposto em um mesmo quadro, permitindo que o panorama geral dos projetos seja visto pelo gestor e, consequentemente, avaliado e aprimorado conforme necessário.
Fácil identificação de gargalos
Visto que cada coluna corresponde a uma etapa do fluxo de trabalho, torna-se fácil identificar falhas no andamento dos projetos.
Por exemplo, se há múltiplos cartões posicionados na coluna “em progresso” e poucos na “concluído”, isso indica que há um gargalo.
Estabelecimento de limite de WIP
Ferramentas Kanban permitem que a quantidade de work in progress seja limitada a fim de evitar que a equipe precise dividir seu foco entre muitas tarefas e fique sobrecarregada, fatores que resultam na queda de produtividade que pode manchar a imagem da sua empresa, de eficiência e em gargalos.
Como escolher a melhor ferramenta Kanban
Há diversas ferramentas de software Kanban dedicadas a agilizar e otimizar a gestão de projetos empresariais, independente do ramo.
Dentre elas, destacamos as mais populares: Asana, Trello, Jira, Flow-e, Monday, MeisterTask e Kanbanize, fonte dos dados apresentados neste artigo.
A Kanbanize é reconhecida por sua interface amigável ao usuário, possibilidade de personalização, estabelecimento de limite de WIP por coluna, raia ou usuário, entre outras facetas.
O software tem boa recepção entre os clientes, conforme indica a avaliação 4,8 de 5 estrelas no Software Advice, plataforma conhecida por fornecer resenhas sobre softwares.
Para testar como o Kanban pode ajudar na gestão de projetos da sua empresa, você pode experimentar o período de teste gratuito que as ferramentas que citamos oferecem.