Gerenciar o trabalho de uma equipe não é fácil. Principalmente quando as ferramentas são todas manuais: e-mail, planilhas, chats, quadros na parede… Quanto maior o volume de coisas para fazer, e o tamanho da equipe, mais o controle parece fugir da sua mão. Com isso, as entregas perdem qualidade, as pessoas se desmotivam e os resultados não aparecem.
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Com tantos recursos e ferramentas disponíveis hoje no mercado, os gestores não precisam passar mais por esse desgaste. Uma das formas mais fáceis de ganhar tempo na gestão é automatizando o fluxo de trabalho. Segundo a consultoria McKinsey, 50% das atividades executadas pelos funcionários podem ser automatizadas com tecnologias já existentes. Dessa forma, as pessoas investem seu esforço naquilo que são especialistas, e conseguem trazer muito mais ganho para si mesmas e para a organização. Confira 5 dicas de especialistas em gestão para você levar inovação para a sua equipe:
1. Lembrando o que é um fluxo de trabalho
Fluxo de trabalho é um sistema de atividades-padrão, que percorrem uma sequência de etapas até sua finalização. Ele pode ser apenas um processo rápido, como pode integrar várias áreas de uma empresa. A intenção é ganhar performance ao longo do tempo.
2. Reveja os processos atuais
Se você já definiu fluxos de trabalho para a sua área, chegou o momento de repensá-los. Junto com a equipe, reveja que está funcionando e o que pode ser descartado. Quem sabe um único fluxo não seja mais viável e descomplicado do que vários fluxos rodando ao mesmo tempo? Esses fluxos integram departamentos internos ou impactam nas entregas para o cliente?
3. Documentar sem burocratizar
Processos bem estruturados são mais eficientes e ficam claros para todos. Para que isso dê certo, você precisa deixar tudo registrado e à vista da equipe para que o aprendizado não seja lento nem penoso.
Mas documentar não deve ser sinônimo de burocratização, ou de demora. Uma ferramenta de gestão é capaz de indicar o caminho, além de gerar documentos e logs automáticos para que tudo fique registrado sem exigir esforço da equipe.
4. Uma ferramenta é bem-vinda
Não existe automatização sem ferramenta, certo? O Runrun.it é um software de gestão que oferece a visão do todo do seu fluxo de trabalho por meio de um quadro kanban, para você e sua equipe terem controle total do que está acontecendo e saberem o impacto de cada tarefa no resultado final. É possível criar um quadro para cada fluxo de trabalho (confira o vídeo no fim do artigo).
O sistema calcula o tempo médio que as tarefas ficam em cada etapa do fluxo. Com isso, você identifica gargalos no processo e pode tomar ações para evitar atrasos nas entregas. Além disso, o Runrun.it fornece o lead time, ou SLA, que é o tempo médio que uma demanda demora para ser executada, desde que entrou no fluxo de trabalho até sua finalização. Conhecendo esse dado, fica mais fácil melhorar sua performance.
5. Processos e projetos no mesmo fluxo
Gerenciar projetos e processos ao mesmo tempo é complexo, já que é preciso monitorar dados distintos para cada tipo de iniciativa. É confuso entender o capacity das equipes e os custos de cada lugar, e as ferramentas disponíveis são ou específicas para processos, ou focadas em projetos.
Só o Runrun.it permite um fluxo de trabalho com processos e projetos misturados, proporcionando uma visão real do volume de trabalho da equipe, da velocidade de entrega, dos gargalos, do tempo do fluxo de ponta a ponta e dos custos envolvidos.
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