A gestão financeira do negócio é uma prática que requer previsibilidade. É tão importante ter informações corretas e em tempo real quanto ter dinheiro para movimentar o fluxo de caixa. Nas organizações, o planejamento financeiro empresarial desempenha uma função fundamental para a conquista dos objetivos estratégicos.
Por não ser uma atividade-fim, muitas vezes o lado financeiro é negligenciado. Como resultado, torna-se difícil reunir dados de receitas, despesas imediatas, recebíveis e prestações a vencer de forma integrada. Em resumo, é impossível saber como está a situação do caixa em tempo real e traçar uma tendência para os meses seguintes, bem como garantir o poder de escolha imediato de tomada de ação baseada no cenário atual.
Confira abaixo quatro práticas que sua empresa pode utilizar para organizar a área financeira e superar a crise econômica.
1. Automatize os processos
Uma parte imensa dos processos que envolvem finanças pode ser automatizada. Além do ganho em produtividade, os CFOs e diretores da área ganham também mais confiabilidade e tempo para se dedicarem a atividades estratégicas. Para empresas em crescimento acelerado, controlar as finanças por meio de softwares é imprescindível para evitar perdas.
Soluções como o IBM Planning Analytics, por exemplo, sistema integrado para planejamento orçamentário e de vendas, ajudam a planejar a geração de caixa e permitem a implementação de um ajuste de custos para atravessar períodos de crise.
A ferramenta tem uma interface semelhante ao Excel, porém conta com recursos mais avançados para a gestão de planejamento financeiro empresarial, como: modelos multidimensionais, implementação em servidores remotos ou locais, ferramentas de visualização interativas e fáceis de usar e modelagem para simulação de cenários ilimitada. Além disso, ele garante a integração dos dados financeiros de toda a empresa.
Um dos cases divulgados pela IBM é referente ao Grupo Boticário, que aumentou em 20% a precisão das previsões de demanda em relação às abordagens tradicionais. Obtendo as informações em tempo real, a empresa conseguiu equilibrar os estoques de acordo com a procura dos clientes.
2. Agilize a gestão
Ter uma gestão ágil não é apenas embarcar softwares, mas adotar um método específico. Metodologias ágeis dão mais poder às equipes e garantem às companhias uma maior adaptabilidade às contingências do mercado.
Algumas das metodologias ágeis mais conhecidas são Scrum, Lean Management, e Kanban. Mas o que importa é que uma gestão ágil potencializa os resultados da digitalização. Uma pesquisa recente da Accenture mostra que 85% dos executivos acreditam que a oferta de produtos e serviços customizados (característica das metodologias ágeis) e a entrega em tempo real são os maiores diferenciais competitivos.
Metodologias ágeis pressupõem ciclos curtos de trabalho com reuniões mais rápidas e foco em melhorias contínuas a partir do feedback dos clientes. Empresas que contam com sistemas de inteligência e dados em tempo real podem unir as duas pontas e se tornarem cada vez mais competitivas.
Por fim, o impacto dessas práticas no planejamento financeiro empresarial e em sua execução faz com que as empresas consigam identificar e aproveitar oportunidades do mercado. Com menos pessoas produzindo relatórios e corrigindo erros, o capital humano ganha liberdade para atuar de maneira estratégica, pensando e propondo novas soluções para problemas complexos.
3. Defina KPIs
Key Performance Indicators (KPIs) são instrumentos de gestão que vão ajudar sua organização a entender se aos esforços estão fluindo na direção dos objetivos estratégicos. Nos softwares de business Intelligence geralmente há uma seção para definição de KPIs.
No IBM Planning Analytics, por exemplo, você pode definir os valores desejados para os resultados — como volume de vendas, receitas, tíquete médio, entre outros. Sem uma ferramenta deste tipo, é provável que sua empresa siga trabalhando às cegas, sem entender o que deve ser melhorado e onde os esforços devem ser concentrados.
Mas não é só isso que um bom conjunto de KPIs pode fazer por sua empresa e pelo departamento financeiro: também é possível realizar simulações de diversos cenários.
Por exemplo, digamos que sua empresa está em busca de uma linha de crédito para o capital de giro e aguarda aprovação do banco para liberação dos recursos. Num software como o citado, é possível simular os dois cenários: se o empréstimo for aprovado e se for reprovado.
Com isso, é possível antecipar problemas e desenhar soluções testadas e eficientes. Nesse caso, procurar outras fontes de receita e solicitar uma revisão de créditos tributários seriam dois exemplos de medidas para mitigar um cenário em que o crédito tenha sido negado.
4. Ajuste a estratégia
Toda estratégia precisa de revisões periódicas. O mercado não segue parado à espera de sua empresa; eventos inesperados acontecem e forçam uma mudança de rumos. Mas se sua empresa tem tecnologia embarcada e utiliza métodos ágeis de gestão, essa alteração é bem menos traumática e forçada.
Um exemplo que agora deixa bem clara a importância da revisão do plano estratégico é a recente pandemia. Cada empresa tinha sua expectativa de crescimento para 2020, possivelmente esperando um reaquecimento da economia, e foram surpreendidas. Com as lojas fechadas, a saída para escoar os produtos foi o delivery e as vendas online.
É por isso que se diz que a pandemia foi o catalisador da transformação digital das empresas brasileiras — pequenas, médias e até mesmo as grandes. Projetos que estavam previstos para um ano tiveram de ser executados em poucas semanas.
Uma pesquisa da IDC mostrou que 62,8% das empresas brasileiras apostaram em um modelo de trabalho mais dinâmico; 52,4% passaram a usar tecnologias para conectar funcionários remotamente (em home office, por exemplo).
No entanto, mesmo empresas que já usam tecnologias em seus processos precisam ajustar estratégias seguindo a lógica do ciclo PDCA (plan, do, check, act). As mudanças em curso estão cada vez mais rápidas e imprevisíveis; à medida em que os mercados se tornam mais competitivos, mais necessária é o reajuste estratégico.
O planejamento financeiro empresarial, assim como o PE geral da organização, pode se beneficiar da adoção de metodologias ágeis e de softwares de gestão e inteligência de negócios. Com a automação dos processos, os funcionários ganham mais liberdade para atuar em frentes que exigem poder decisório, contando com o apoio de programas sofisticados para antecipar cenários e propor soluções.