Orçamento Base Zero e as empresas de facilities
É dever do Chief Financial Officer (CFO) ou do profissional responsável pela área financeira manter a relação custos X faturamento sempre dentro de uma proporção factível
Em segmentos de mão de obra intensiva, como de facilities, a preocupação com os custos operacionais é uma constante. Independentemente do número de funcionários ou do período de vigência de um contrato, a variável “despesa” é a peça-chave para garantir a rentabilidade de toda e qualquer empresa do setor.
É dever do Chief Financial Officer (CFO) ou do profissional responsável pela área financeira manter a relação custos X faturamento sempre dentro de uma proporção factível. Mas, como fazer isso? Uma das formas para atingir este objetivo é o controle efetivo do orçamento. O planejamento orçamentário é a principal ferramenta para ajudar estas empresas a ajustarem os custos em relação às receitas de forma adequada e efetiva.
O grande problema, no entanto, é que as companhias, em geral, pensam no orçamento sem uma regra clara. E, além disso, quem o elabora nunca quer deixar recursos remanescentes para o exercício seguinte. Muitas vezes, apenas para não perder o patamar dos valores de um ano para o outro, criam-se gastos adicionais desnecessários durante um exercício. Acredita-se que: “se eu gastar menos, a base para eu orçar para o outro ano já será menor”.
Os modelos orçamentários convencionais são elaborados a partir de uma correção dos gastos realizados no ano anterior. Aplica-se uma margem de 10%, por exemplo, em cada lançamento. Porém, em momentos de recessão, há constantemente solicitações para a redução das despesas. Assim, para conseguir recursos semelhantes, aplica-se ao orçamento corrente um percentual de reajuste que, mesmo se mitigado, garantirá os valores desejados para cada uma das despesas futuras.
A metodologia do Orçamento Base Zero (OBZ), embora ainda pouco disseminada no Brasil, traz uma grande evolução para este cenário e pode proporcionar economias consideráveis, sem a perda da qualidade dos serviços prestados, para organizações dos mais diversos segmentos e portes.
Enquanto o orçamento tradicional vislumbra os gastos em curso, com base em acontecimentos passados, o OBZ, é focado na necessidade que o negócio possui de consumir recursos de forma transparente, sem desperdícios. O orçamento tradicional considera valores fixos, sem distinção entre processos. Já o OBZ tem como referência benchmarks de consumo de operações similares.
Quando nos detemos ao universo do facilities, para cada funcionário agregado na operação, há inúmeras variáveis. Ao consideramos um Orçamento Base Zero, cada caso será analisado individualmente. Ou seja, será essencial saber, exatamente, quais deles realmente precisam de carro, telefone, uniformes, materiais de apoio etc. Cada item será calculado, a partir da realidade de cada contrato.
Nesse sentido, os contratos semelhantes ainda serão unidos em pequenos clusters. Assim, será possível identificar quais apresentam distorções em gastos simples como, por exemplo, uniformes ou horas extras. Neste caso, pode-se observar, com mais cuidado, quais os fatores têm causado uma elevação tão dos custos. Ou seja, ao utilizar a metodologia OBZ, são estimadas as melhores práticas entre os contratos ou operações similares e, com isso, aplicar boas soluções em todos os contratos visando manter esses custos em patamares desejáveis.
Na prática, quando as empresas de facilities desenvolvem o orçamento para participar de uma concorrência junto a um prospect, as previsões já são realizadas, instintivamente, no modelo OBZ. Porém, posteriormente, todos os dados são incluídos em um programa de orçamento tradicional que, no ano seguinte, ao invés de reavaliar os gastos e orçá-los novamente, cria uma “nova” conjectura a partir do que foi realizado no ano anterior. É exatamente nesse momento que os orçamentos começam a inflar e distorcer dados. Um contrato que, supostamente, começa com uma previsão de taxa de rentabilidade de 8%, por exemplo, ao logo dos anos de vigência, perde retorno, simplesmente porque os custos foram aumentando e consumindo parte da rentabilidade prevista. Conclusão: o histórico é importante para considerarmos os gastos passados e não para ser o ponto de partida para os futuros.
Em uma empresa com cerca de 12.000 colaboradores, por exemplo, uma redução de despesas de R$ 10,00 por funcionário representa uma economia de R$ 120.000,00 ao mês ou cerca de R$ 1,5 milhão no ano. Números pequenos, ao final, ganham grandes proporções, por isso, há necessidade de acompanhá-los de perto. Anualmente, gastos pontuais podem elevar a base orçamentária. O segredo é olhar continuamente as receitas e as despesas, a partir da relação “base zero”.
Aumentar a receita é muito mais difícil do conter as despesas, isto é fato. E, em um negócio onde as margens são extremamente apertadas e qualquer vacilo pode gerar grandes prejuízos, o Orçamento Base Zero passa a ser uma ferramenta de gestão fundamental.
Antonio Matias Ferreira Jr. — Sócio da Thompson Management Horizons. Graduado em administração de empresas, possui pós-graduação em marketing pela FAAP, MBA em gestão empresarial e especialização em varejo e desenvolvimento de negócios, ambos pela Fundação Getúlio Vargas. Na Thompson desde 2004, já conduziu dezenas de projetos envolvendo empresas nacionais e internacionais, em diferentes frentes. Já implementou mais de 12 Centros de Serviços Compartilhados, em empresas de diferentes áreas de negócios. Entre as suas especialidades, destacam-se mercados como varejo, distribuição, comunicação, logística, gás e energia