O reembolso de despesas, quando mal gerenciado, drena recursos das empresas por dois caminhos: fraudes e tributação. Se os gastos reembolsáveis não são acompanhados por meios eficientes e incontestáveis de comprovação, tanto o profissional ou prestador de serviço quanto a empresa contratante podem sofrer perdas financeiras.
Um levantamento recente da ACFE, entidade norte-americana que representa auditores fiscais, aponta que reembolsos irregulares correspondem a 17% do total de fraudes corporativas. As perdas médias com esse tipo de irregularidade chegaram a US$ 40 mil por empresa nos EUA.
No aspecto tributário, muitas vezes o Fisco entende que os reembolsos têm natureza remuneratória, e não indenizatória — portanto, a compensação das despesas deveria ser parte do custo do serviço. Isso acontece principalmente quando tais gastos não são devidamente comprovados, o que gera autuações e multas.
A melhor maneira de evitar esse tipo de situação e controlar os gastos de acordo com as políticas de reembolso da companhia é utilizando as notas de débito. Acompanhe o texto e entenda o que é essa ferramenta contábil e como utilizá-la.
Notas de débito: o que são e como usá-las
Quando uma empresa contrata outra — digamos, uma consultoria ou profissional liberal com CNPJ — a comprovação do pagamento é feita por meio da nota fiscal. No momento de sua emissão, é cobrado o imposto. Isso todos nós sabemos.
No entanto, há situações ao longo da prestação de serviços em que surgem despesas que não podem ser incluídas na cobrança via nota fiscal, uma vez que não estão relacionadas à atividade-fim da empresa contratada. É o caso de custos com deslocamento, hospedagens e alimentação, por exemplo.
Essas despesas são pagas pela prestadora de serviço no primeiro momento. Ao final do contrato, o reembolso desses valores deve ser solicitado por meio das notas de débito.
As notas de débito são um tipo de documento amplamente utilizado para custear despesas que ocorrem por fora do serviço — até mesmo as entidades públicas costumam expressar em seus editais que os participantes devem emitir notas de débito para reembolso.
No entanto, o Fisco e as secretarias municipais de tributação podem sustentar o entendimento de que o reembolso está embutido no preço e, portanto, deve ser tributado, ainda que do ponto de vista contábil não exista aumento patrimonial.
Por evitar problemas com a Receita, é importante ter cuidados na emissão das notas de débito, tais como:
- prever em contrato o reembolso das despesas;
- limitar as contas a gastos estritamente necessários e passíveis de comprovação;
- tratar direto com o fornecedor o pagamento de despesas que puderem ser antecipadas, sem passar pelo prestador de serviço (hospedagem, por exemplo);
- evitar que o valor total das despesas se aproxime ou exceda o valor do serviço prestado;
- jamais contabilizar os recursos de reembolso em contas de resultado, mas em contas patrimoniais;
Como já dissemos, sob a ótica da contabilidade, o reembolso das despesas não deve ser tributado. Afinal, não há faturamento ou ganho patrimonial por parte do negócio contratado. A nota de débito dá transparência à relação financeira entre empresas, estimula a geração de negócios e garante flexibilidade aos contratos.
Não é impossível que o Fisco, mesmo diante das evidências de que não houve incremento patrimonial, decida autuar a prestadora de serviço e fazer a cobrança do imposto sobre o ressarcimento como se fosse lucro. Se isso acontecer, as notas de débito são meios legais para comprovar os gastos e reembolsos tanto na esfera administrativa quanto na judicial.
Por fim, é importante lembrar que o reembolso de algumas despesas, como viagens, devem ser declarados no IRPF pelo colaborador ou prestador de serviços, embora haja isenção do ressarcimento.
Notas de débito: vantagens e desvantagens
Mesmo com seu valor comprobatório, a nota de débito ainda apresenta desvantagens? A resposta rápida é: sim.
Entenda abaixo as razões para usar ou não as notas de débito para comprovar gastos.
Vantagens
Prestadores de serviço e organizações que prezam pela transparência nos negócios, podem contar com o uso das notas de débito para garantir esse atributo. Além disso, as notas de débito também ajudam a evitar disputas insolúveis com a Receita e as secretarias fazendárias dos municípios.
Sem esse instrumento, o reembolso das despesas teria de correr como pagamento, o que gera incidência de impostos e, consequentemente onera o serviço e derruba a competitividade das empresas. A alternativa seria arranjar o ressarcimento à margem da legalidade ou buscando alternativas em prejuízo à entrega do serviço final.
Outra grande vantagem das notas de débito é que a Justiça reconhece seu valor comprobatório e, em muitos casos Brasil afora, decide em favor do contribuinte. Assim, o documento resguarda as empresas e protege a atividade comercial.
Desvantagens
As relações de negócios estão cada vez mais dinâmicas e a emissão de notas de débito para cada despesa é uma forma antiquada e pouco produtiva de comprovar gastos. No fim, os negócios se tornam extremamente burocráticos e ficam travados, prejudicando a entrega do serviço contratado.
Basta imaginar uma situação hipotética: quando um profissional terceirizado precisa se deslocar de avião para prestar determinado serviço à contratante, seus gastos incluem passagens aéreas, diárias em hotel, refeições e deslocamento urbano.
Emitir notas para cada uma dessas despesas tem um custo em tempo. Além disso, o acúmulo de papéis gera outros custos para a empresa contratante, incluindo armazenamento físico e gestão documental.
A solução é a utilização de softwares de gestão de reembolso, como o VExpenses, que automatizam todo o processo. O programa integra os computadores do setor financeiro da organização e o prestador de serviços, que pode capturar e armazenar os recibos no app e enviá-los diretamente para o banco de dados.
Para que a tecnologia funcione bem, é importante que a empresa tenha políticas de reembolso claras e assertivas, definindo qual o teto de gastos para cada categoria de despesa. Essas regras são aplicadas ao software, que bloqueia o cadastro de despesas acima dos limites.
Por fim, são gerados relatórios que permitem analisar detalhadamente os gastos de todos os prestadores de serviço e colaboradores, o que resulta em uma drástica economia com reembolsos, além de evitar fraudes.
As notas de débito são funcionais. Por meio delas, é possível controlar gastos com ressarcimentos e evitar autuações por razões de ordem tributária. Entretanto, em organizações mais complexas, é fundamental gerenciar os reembolsos com tecnologias que permitam maior agilidade e transparência.
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