Em 11 de março de 2020, a Organização Mundial de Saúde (OMS) elevou o estado de contaminação da Covid-19 a pandemia, uma vez que o vírus estava se disseminando rapidamente no mundo. De lá pra cá, muita coisa mudou nas relações de trabalho. No Brasil, o home office ainda engatinhava, com poucas empresas aderentes ao teletrabalho, bem como a gestão de pessoas fora dos escritórios. Os RHs tiveram que se adequar rapidamente, junto com o time de tecnologia e facilities, e disponibilizar ferramentas e materiais de escritório aos funcionários para realizar as suas atividades do dia a dia.
A adoção em massa e extremamente acelerada do home office em função da pandemia causou uma pressão imensa nos RHs de todo o mundo e mudou processos e maneiras de pensar em um espaço de tempo muito exíguo. Um desses processos alterados foi o demissional, e por isso surgiram muitos questionamentos sobre como demitir um funcionário de maneira que não fiquem pendências e nenhuma dúvida, obtendo os mesmos resultados, mas sem mais poder imprimir nada e sem colher assinatura escrita.
O que torna possível o home office são as mesmas tecnologias que possibilitam a demissão remota – os aplicativos de videoconferência, assinatura virtual, leitura de pdf’s, agendas compartilhadas e, claro, o sempre eficiente e-mail. Tecnologias que viraram corriqueiras nos trabalhos remotos, podendo ser usadas com a mesma frequência para fazer as mesmas coisas que dentro da empresa, só que agora de maneira digital e sem necessidade presencial.
Além das questões de gestão, um dos principais impactos que os líderes tiveram em 2020 foi a forma de realizar a demissão. Como não há uma cartilha de boas práticas sobre como demitir um funcionário virtualmente, muitas empresas tiveram que improvisar com alguns erros e acertos.
Para quem sofre de ansiedade, acredito que um dos piores episódios é ter que aguardar durante o dia a notícia da sua demissão. Passado o ano, vejo que os gestores e empresas estão melhor preparados para enfrentar esse momento. Acredito que os cuidados para realizar a demissão de forma virtual de funcionários que estão atuando na modalidade de home office são os mesmos cuidados exigidos pela demissão presencial.
Abaixo, elenco algumas cautelas importantes na hora de uma demissão remota:
– Prepare-se para esse momento: ao decidir sobre a demissão do funcionário, tenha um discurso preparado para entrar nessa chamada;
– Agende a reunião virtual: marque um bate-papo, seja claro e tenha empatia na informação da demissão; este momento é bem complexo e palavras mal colocadas podem ocasionar um tempo maior de luto;
– Use as ferramentas de videoconferência da empresa. Ao solicitar o desligamento, converse com o time de tecnologia para encerrar o acesso do funcionário ao seu e-mail após a confirmação da demissão. Retirar o acesso antes da comunicação do desligamento gera desconfiança do funcionário e cria um cenário de insegurança para quem fica;
– A comunicação de desligamento pode ser assinada eletronicamente. Use assinador eletrônico para a coleta da assinatura do funcionário. Isso evita o risco de não receber o documento físico assinado;
– Explique os próximos passos após a assinatura da carta de desligamento. Retirada de acessos e busca de equipamentos e documentos da empresa devem ser previamente agendadas e informadas à pessoa para que possa se programar para a entrega.
Caso a empresa opte por deixar os equipamentos, é muito importante certificar-se com o TI se os acessos foram devidamente encerrados.
Outra dica é estabelecer um checklist com todas as necessidades para o procedimento, com as datas a serem observadas, obtenção de equipamentos em poder do funcionário, documentos e rescisões a serem pagas. Com isso mapeado e com os prazos marcados, usar a tecnologia é apenas um meio para o mesmo fim, como tem sido no home office: o uso de uma nova maneira de pensar para fazer as mesmas coisas e obter os mesmos resultados, mantendo a empresa em forma e lucrativa mesmo quando o prédio corporativo está vazio.
* Fernanda Medei é fundadora e CEO da Medei, plataforma de gestão de desligamento que torna as demissões e o pós-desligamento mais transparentes e humanizados.