Falar sobre fraudes dentro das empresas é sempre um tema muito complexo. Por mais que todos saibam que elas ocorrem com frequência, na maioria das vezes não são documentadas, nem mesmo punidas dentro das empresas.
Primeiramente é preciso entender o que são fraudes. Segundo o advogado trabalhista Mourival Boaventura Ribeiro, sócio da Boaventura Ribeiro Advogados, “fraude pode ser definida como a prática de qualquer ato ardiloso, enganoso, de má-fé, com o intuito de lesar ou ludibriar outrem, ou de não cumprir determinado dever”.
“A fraude, em via de regra, é praticada por funcionários ou terceiros envolvidos, consistindo, entre outros, em desvios financeiros, relatórios com omissões de receitas e aumento de despesas, desvios de itens de estoque, falsificação de registros de compras”, explica José Augusto Barbosa, sócio da empresa especializada em auditoria Audcorp.
Como ter certeza da fraude?
Segundo Barbosa, a empresa pode descobrir que estão ocorrendo fraudes a partir do surgimento de alguns indícios. Alguns deles são:
- Diferenças apontadas entre os registros financeiros e contábeis, tais como: contas a receber, contas a pagar, custos de produção etc.;
- Cruzamento de informações apuradas pela contabilidade da empresa com seus fornecedores, clientes e terceiros;
- Diferenças de inventários físicos com os registrados em sistema informatizado;
- Falta de documentação apropriada nas transações financeiras e operacionais da empresa.
Depois de detectadas, as fraudes podem desencadear ações em duas frentes distintas: a primeira, trabalhista, e a segunda, no âmbito criminal, objetivando a apuração da prática de crime. De acordo com André Damiani, sócio da Damiani Advogados Associados, a ação da empresa deve ser imediata ao perceber a fraude.
Quais são os principais tipos de fraudes empresariais?
Segundo José Augusto, “as principais fraudes ocorrem geralmente nas áreas em que circulam as movimentações financeiras da empresa, em especial no caixa, estoques e contas a receber de clientes.”
Confira abaixo as 10 principais fraudes cometidas em empresas:
1) Furto
É muito comum nas empresas. Pode ocorrer com pequenas coisas, como alguém levando embora materiais de escritório, mas também pode atingir grandes proporções.
2) Apropriação indébita
De posse de algo da empresa, o colaborador passa a contá-lo como propriedade dele, como o caso de computadores e outros maquinários. A diferença com o furto é que, neste, a coisa alheia móvel é subtraída não estando na posse do agente da ação, diferentemente da apropriação indébita, em que o agente ativo já possui a posse ou detenção da coisa.
3) Desvio financeiro
Muito comum nas áreas financeiras e comerciais das empresas, pode ocorrer com as pessoas direcionando recebíveis para suas contas pessoais, por exemplo. A ação pode ser facilitada por falta de sistemas.
4) Desperdício voluntário
Em muitos casos, colaboradores não motivados ou sem comprometimento permitem que a empresa perca valores ou peças por gosto, como em casos de mau uso ou até mesmo desmazelo.
5) Corrupção
Esta pode ser configurada de diferentes formas, como: suborno, em que é dado dinheiro a uma pessoa para que ela aceite agir de forma desonesta; propina, em que é pago um montante ao indivíduo para que ele libere alguma atividade sobre a qual tem determinado poder; e superfaturamento, que consiste em cobrar um valor maior do que o que foi gasto realmente em uma nota. Um exemplo é a pessoa pedir vantagem para fechar um negócio.
6) Fraudes em gastos pessoais
Quando algum colaborador usa determinado instrumento da empresa em benefício próprio. Por exemplo, usar o carro da companhia para realização de um compromisso não relacionado com o trabalho, gastar o cartão corporativo para gastos pessoais e abastecer o veículo para uso próprio com o vale combustível empresarial.
7) Extravio ou falsificação de recibos e comprovantes
Situação em que um colaborador perde ou até mesmo falsifica os comprovantes de despesas corporativas, a fim de reembolsar um valor maior do que o que foi gasto. Quando não há auxílio da tecnologia para controle desses documentos, a chance de fraudes pode aumentar ainda mais.
8) Despesas não autorizadas
Acontece quando algum colaborador gasta mais do que deveria em viagens corporativas, adquirindo serviços desnecessários. Isso pode ocorrer, principalmente, se a sua empresa não tem uma política de reembolso e uma de gastos com viagens corporativas bem definidas.
9) Despesas duplicadas
Ocasião em que algum colaborador usa a mesma nota para pedir reembolso duas vezes. Essa fraude se dá, sobretudo, em empresas que conferem os recibos de forma manual. Dessa forma, essa pessoa consegue ser ressarcida duplamente, ficando com um valor reembolsado maior.
10) Despesas escondidas
Ocorre quando o colaborador, em serviço externo, pede para que os donos de estabelecimentos em que consumiram insiram um produto diferente na nota fiscal. Isso acontece, por exemplo, para esconder gastos com bebidas e cigarros. Assim, o colaborador consegue o reembolso mentindo sobre o que consumiu.
Prevenção de fraudes nas empresas
O combate de fraudes nas empresas tem como o melhor caminho a prevenção. “A adoção de procedimentos internos claros envolvendo elaboração de relatórios e prestação de contas sempre acompanhadas de notas fiscais e checagem periódica destas”, indica Mourival Ribeiro.
Ele complementa que há a necessidade de regulamento empresarial e normas de compliance, objetivando que todos na empresa tenham consciência dos procedimentos éticos a serem observados. A empresa também não deve ser condescendente com desvios de conduta e, uma vez identificados estes, deve agir imediatamente.
“Infelizmente algumas empresas só se lembram de fazer uma gestão de riscos quando a própria organização está em meio a uma crise”, destaca Damiani, classificando como fundamentais ações como o monitoramento de processos, pessoas e tecnologias e a implementação de um canal de denúncias.
Outro caminho para combater as fraudes são realizações constantes de auditorias. “Com o objetivo de impedir a ocorrência de fraudes, as empresas devem evitar que a realização e autorização de pagamento sejam realizadas pela mesma pessoa. Caso isso não ocorra, o auditor contábil, quando da realização do seu trabalho, indicará que há indícios de possibilidade de fraude na organização”, finaliza o sócio da Audcorp.