A Acesso Digital, IDTech que simplifica relações entre pessoas e empresas, lançou um módulo de assinatura eletrônica para digitalizar e otimizar os processos de RH. Com a solução, que integra a plataforma AcessoRH, as empresas podem obter um ROI de até 1.400%.
As vantagens estão em várias frentes: melhor aproveitamento do espaço físico com o fim da papelada e dos gaveteiros, menos tempo gasto na organização e custos com logística, menos pessoas atuando em atividades que não geram valor e menor índice de erros e refações.
“Hoje, a assinatura eletrônica pode ser amplamente utilizada no RH das empresas. O governo exige formalização de todos os documentos, como contrato admissional, espelho de ponto e holerite. E a assinatura eletrônica funciona em qualquer tipo de documento que a empresa queira formalizar, sendo aceita pela Caixa Econômica e pelos sindicatos”, explica Gabriel Pirajá, head de produtos da Acesso Digital.
Para Samanta Oliveira, head de proteção de dados da Acesso Digital, o maior ganho que as empresas podem ter é na área de governança. “Com a assinatura eletrônica, há menos pessoas manuseando papéis. Só quem tem acesso aos documentos digitais são as partes que devem assinar. Assim, é possível ter um controle mais eficiente do que foi assinado e do que não foi”, conta.
Nas empresas em que esses processos ainda funcionam à base do papel, outra dificuldade é a gestão dos documentos. “Pela plataforma da Acesso Digital, é possível gerenciar tudo na tela e saber se os processos obedecem às regras de compliance”, afirma Samanta.
Como funciona a assinatura eletrônica para o RH?
Por meio de uma plataforma acessada com uso de um navegador, o responsável pelo RH passa por uma autenticação e visualiza o dashboard. Lá, é possível fazer o upload de documentos digitais que exigem assinatura e compartilhar com o trabalhador que também precisa assinar.
Na outra ponta, o funcionário recebe o link via SMS ou e-mail, visualiza o documento, os termos e aceita. A assinatura pode ser feita tanto no computador, com auxílio de um mouse, quanto no smartphone, onde o usuário coloca sua rubrica. É possível também autenticar os documentos por meio da biometria facial.
Fé pública e conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), regulação que estabelece limites e responsabilidades para o uso de dados de pessoas físicas por empresas, já está em vigor — embora sanções e multas só sejam aplicáveis a partir de agosto de 2021.
A solução de assinatura eletrônica da Acesso Digital funciona em conformidade com a legislação, garantindo que as empresas mantenham os documentos necessários de seus funcionários e seguindo os princípios da segurança da informação. “Já trabalhamos com um alto nível de maturidade e governança. Nossos produtos já são criados e pensados para atuar conectando pessoas e empresas de forma segura e sem burocracia”, explica Samanta
A digitalização desses processos, afirma, também atende a uma demanda da própria sociedade. Além dos custos para o funcionário ter que sair de casa, em meio à pandemia de COVID-19, é preciso evitar deslocamentos como os para assinar papéis.
“A assinatura eletrônica acelera processos, desburocratiza e ajuda a economizar tempo. A empresa não pode parar. Quando a assinatura eletrônica é implementada, independente do segmento, gera um ganho de tempo para a empresa ao mesmo tempo em que garante a segurança da informação”, comenta Samanta.
Ela lembra, ainda, que a assinatura eletrônica tem o mesmo valor legal e a fé pública de uma assinatura escrita a punho.
Para conhecer a solução da Acesso Digital para assinaturas eletrônicas, acesse o site e escolha o plano que tenha o melhor fit com sua organização.