Com as inovações tecnológicas, os contadores deixaram de se concentrar apenas no operacional e passaram a exercer funções mais analíticas, por meio de ferramentas utilizadas para oferecer maior eficiência, segurança e agilidade nas tarefas de contabilidade.
Essas soluções conduzem o caminho dos contadores com foco no sucesso das empresas, e levantam dados para que empresários tomem as melhores decisões para os negócios. A tendência é que o trabalho contábil tenha maior auxílio da tecnologia e que a área se volte à operações estratégicas.
Diante desse novo cenário, profissionais de contabilidade têm buscado pelo software que melhor se encaixe em seu negócio. Para auxiliá-los, Tiago Tadeu, Head de Vendas da Intuit QuickBooks, elenca abaixo oito ferramentas para escritórios de contabilidade de diferentes portes, que poderão ajudar o contador na hora de adotar novas tecnologias:
1. Gestão de documentos
Uma das ferramentas contábeis mais importantes para cumprir as tarefas em um escritório de contabilidade: sistema de gestão de documentos. Fazem parte da rotina de relatórios, notas fiscais, demonstrações contábeis, contratos e comprovantes.
Esse tipo de solução auxilia no controle dos documentos, dando eficiência aos processos contábeis e garantindo a organização dos arquivos e sua facilidade de localização.
2. Ferramentas de escrituração contábil
O repasse da escrituração contábil é feito com documentação específica e datas de entrega definidas. Logo, sistemas que auxiliam no controle de prazos para os envios ajudam na gestão de tarefas contábeis.
Assim, os contadores podem cumprir o que é solicitado para cada enquadramento empresarial. É uma oportunidade de se aliar mais às questões estratégicas da gestão da empresa do cliente.
3. Certificado digital
O certificado digital é uma identificação em ambiente virtual com informações criptografadas. Empresários de todos os setores devem adotá-lo, pois se trata de uma das ferramentas contábeis que facilita tarefas e permite assinar contratos virtuais; emitir notas fiscais eletrônicas e outros documentos fiscais; assinar declarações contábeis; acessar ferramentas do governo, como o eCac e a Receitanet, assim como realizar transações online.
4. Armazenamento em nuvem
Armazenamento em nuvem anda lado a lado com o conceito da contabilidade digital. Ele guarda um grande volume de arquivos e promove segurança para o acesso de qualquer lugar. É uma alternativa que poupa o servidor do escritório contábil e permite a gestão de documentos.
5. Gestão de tempo
Tarefas e performances dos colaboradores precisam ser monitoradas para a evolução do negócio. Ao investir em ferramentas contábeis que gerem melhorias na gestão de tempo, suas chances de potencializar os resultados aumentam.
6. Folha de pagamento
Os dados da folha de pagamento refletem na gestão econômica do escritório, e por isso essa obrigação aparece na lista de ferramentas contábeis. Ao realizar essa tarefa de forma manual, assumem-se riscos que podem gerar problemas maiores e até passivos trabalhistas.
Preze pela integridade das informações e rapidez dos sistemas.
7. Sistema de cobrança
O processo de cobrança por meio de sistemas garante um menor desgaste. A implementação dessas ferramentas contábeis centraliza os recebimentos, pois a cobrança é automatizada.
O primeiro impacto é na economia com custos administrativos que antes eram gastos com o setor de cobrança e com a entrada de clientes – quando houver inadimplentes, eles serão alcançados pela automação.
8. Gestão financeira
A área de gestão financeira torna-se mais otimizada com a integração entre softwares desse departamento junto às ERPs contábeis. É um segmento muito importante, pois os empreendedores precisam de ajuda nesse tópico – de acordo com levantamento da Intuit QuickBooks, 60% das PMEs têm dificuldades em controlar as entradas e saídas de dinheiro de suas empresas.
Na parte interna, o negócio contábil ganha produtividade e o contador agrega valor para o cliente por meio de consultorias. Essa é uma das formas que torna a contabilidade mais lucrativa.