Processos manuais e presenciais envolvendo pilhas de papéis, pastas e arquivos físicos de armazenagem dão lugar a plataformas online ágeis e inteligentes, revolucionando trâmites burocráticos com a simplicidade de um clique.
O atual cenário dos departamentos de Recursos Humanos nas empresas do país tem sido profundamente transformado pela oferta de novas soluções tecnológicas, que ganham cada vez mais adesão em um contexto de distanciamento social para conter o avanço da Covid-19 – e prometem permanecer e se expandir com a consolidação das modalidades de trabalho híbrido e remoto no pós-pandemia.
Em sua segunda edição, a pesquisa “Transformação na Gestão de Pessoas”, realizada pelo Instituto Locomotiva em parceria com a IDTech unico e o Grupo Cia de Talentos, trouxe dados reveladores dessa crescente modernização do RH no Brasil, impulsionada pela necessidade de adaptação do setor às recentes mudanças sobre os sistemas e rotinas empresariais, consequentes das medidas restritivas adotadas desde o início de 2020 contra o novo coronavírus.
De acordo com o levantamento, que consultou 182 gestores e profissionais de RH do país, 74% das companhias promoveram entre abril do ano passado e maio último, pelo menos um movimento pela digitalização do segmento no período, enquanto 100% dos entrevistados acreditam que, de fato, a tecnologia contribui para a agilização das operações da área, com 96% avaliando que a adoção das novas ferramentas reduz seus custos.
Um dos maiores destaques do estudo diz respeito especificamente ao impacto desses recursos digitais sobre o processo de contratação de novos funcionários: seis em cada dez empresas passaram a digitalizá-lo durante a pandemia e, neste ano, uma em cada três já o finaliza sem que os candidatos precisem visitar presencialmente o RH. Além disso, nada menos que 97% daquelas que contrataram colaboradores online pretendem manter seus sistemas de admissão digitalizados no pós-pandemia.
unico|people
Na vanguarda dessa tendência no país, a unico, especializada em soluções de autenticação e proteção de identidade digital, oferece entre seus produtos a unico|people, uma plataforma especialmente voltada para a digitalização de toda a rotina admissional do RH, indo ao encontro de alguns dos maiores anseios e necessidades das empresas relacionados ao setor.
O serviço permite a automatização da análise e validação de dados e documentos do novo funcionário, além da assinatura eletrônica de todos os termos pertinentes ao processo, possibilitando ainda o gerenciamento das contratações da companhia em tempo real, por meio de um sistema unificado. Tudo via internet, dispensando papelada e downloads, seguro e padronizado.
Após receber mensagens por e-mail e SMS para iniciar o procedimento, o próprio colaborador recém-selecionado efetiva sua admissão sem sair de casa, bastando-lhe se cadastrar na plataforma – acessível por celular, tablet ou computador – e utilizá-la para enviar suas informações e fotos de seus documentos, que são validadas automaticamente junto ao E-Social e aos Correios. O profissional contratado ainda tem acesso a uma guia de agendamento do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) e carta para abertura de conta bancária.
Filipe Bertocco, consultor da unico, detalha alguns dos diferenciais da ferramenta no mercado. “Dispomos da tecnologia OCR [do inglês Optical Character Recognition], aplicada para auditar e validar os documentos enviados pelos candidatos, além de uma mesa de análise para investigar casos suspeitos, o que garante a fidelidade dos dados no processo; e estamos 100% em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), assegurando total controle dos candidatos sobre suas informações”, explica Bertocco, acrescentando que o serviço conta ainda com um suporte técnico de 24h por dia, por meio do qual a própria unico se responsabiliza pelo atendimento aos candidatos, desafogando as operações de RH da empresa.
Desde a implementação do sistema em 2017, a unico tem recebido feedbacks positivos de grandes companhias que o adotaram com sucesso: a Suzano, por exemplo, conseguiu executar uma admissão completa em intervalo recorde, cerca de 1 hora e 44 minutos, e na LATAM a plataforma também contribuiu para uma diminuição expressiva na duração total do processo, reduzido em mais de 12 dias úteis.
A unico|people, assim, não apenas proporciona a redução de custos com impressão e armazenamento, erros de preenchimento e perda de registros, mas ainda viabiliza a aceleração no tempo de admissão de novos funcionários, ao facilitar a etapa considerada de maior impacto sobre a extensão do ciclo, segundo os entrevistados da pesquisa mencionada: o envio de documentos por parte do profissional admitido. De fato, 81% dos consultados pelo estudo acreditam que a empresa se torna mais atraente aos novos colaboradores ao oferecer-lhes uma solução digital como a da unico – em um cenário onde uma em cada três companhias já perdeu candidatos por excesso de burocracia e demora na contratação. Nesse sentido, Bertocco também confirma reações favoráveis ao serviço por parte dos próprios usuários, “satisfeitos com uma boa experiência de onboarding”.
Outro ganho conferido pelo sistema é o aumento do valor estratégico do RH, cujos encarregados passam a poder dedicar mais tempo, como ressalta o consultor da unico, “para focar em melhorias na gestão e atendimento de seu quadro de funcionários”. Além disso, munidas de relatórios mensalmente fornecidos pela plataforma, as equipes do setor identificam com maior clareza e precisão eventuais problemas e gargalos em seu processo admissional – como o volume de desistências de candidatos aprovados -, podendo criar métricas e indicadores para investigá-los e saná-los.
Ainda de acordo com Bertocco, a unico mantém contato regular com seus clientes corporativos, tanto para aprimorar o serviço, quanto para planejar novos lançamentos destinados ao segmento, de olho na continuidade e fortalecimento dos regimes de trabalho a distância para além do contexto pandêmico. Afinal, entre as conclusões do levantamento já citado, 88% das empresas relataram ter adotado o home office para uma parte ou toda a equipe, sendo que oito em cada dez delas planejam manter o modelo, estendendo-o a todos os funcionários (13%) ou o preservando para a maioria deles (27%). Para 9% das companhias consultadas, não haverá sequer a etapa de retorno presencial; as operações seguirão exclusivamente pela modalidade remota.
“Trabalhamos para lançar a cada três meses um novo produto ou melhorias na própria plataforma, seja um aprimoramento técnico, seja uma nova feature. Ouvimos muito nossos clientes através das áreas de produto e atendimento, cruzando todos os dados para continuar desenvolvendo as melhores soluções, aquelas que de fato irão impactar a maior quantidade deles”, salienta o consultor da unico.
Enquanto se dedica à constante evolução de seu sistema, a IDTech comemora os resultados promissores registrados no segundo trimestre do ano, quando foram feitas 52.158 admissões através da unico|people, um crescimento de 155% na comparação com o mesmo período de 2020, representando praticamente uma contratação a cada 2,5 minutos, com média de menos de uma semana de processamento. Segundo o balanço, o trâmite dos mais de 500 mil documentos enviados por meio do serviço de abril a junho propiciou também uma economia de R$ 627 mil com papel (poupando o equivalente a 261 troncos de eucalipto) e R$ 261 mil com guarda de arquivos.