Em busca de soluções inovadoras para facilitar a tomada de decisões, administradores de empresas de diferentes portes e segmentos de atuação têm se dedicado à criação e descoberta de ferramentas novas e cada vez mais eficientes. Entretanto, nem tudo se resolve com novas tecnologias. Em Administração, existem ferramentas criadas há 100 anos e que ainda são extremamente eficazes na priorização das tarefas, otimização do tempo, redução dos custos e aumento dos lucros das empresas.
Neste artigo, reunimos sete das múltiplas ferramentas que podem ser determinantes na atuação do administrador. A maioria delas foi ensinada durante a faculdade de Administração, mas, com o passar do tempo, acabou sendo esquecida ou passou a receber menos atenção por parte dos gestores. Longe de serem instrumentos meramente teóricos, essas ferramentas foram desenvolvidas para aplicação prática e seguem apresentando excelentes resultados. Confira:
Matriz de Eisenhower
Visualizar as tarefas e qualificá-las entre urgente e importante ajuda a decidir quais devem ser resolvidas e quais podem ser deixadas de lado, impactando diretamente na sua produtividade. Por urgente, entendem-se aquelas atividades que influenciam no prazo de realização. Já as importantes são ações que ajudam a atingir os objetivos e metas.
A matriz é formada por um plano cartesiano com quatro quadrantes e dois eixos. O eixo vertical representa a importância e o horizontal corresponde à urgência. Antes de inseri-las, as atividades são categorizadas, recebendo um valor entre 1 e 4 com base na prioridade. Desse modo, as que são importantes e urgentes ocupam o primeiro quadrante e devem ser realizadas logo e pelo próprio administrador. Daí por diante, nos demais quadrantes constarão as tarefas que podem ser agendadas, delegadas ou descartadas.
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples, visual e poderosa. Ela pode ser desenhada num quadro, ser montada com post-its ou desenvolvida em aplicativos de produtividade.
Ciclo PDCA
A queridinha entre as ferramentas de gestão de projetos e de planejamento estratégico é o ciclo PDCA. A partir de uma estratégia já desenvolvida, ele facilita a execução, o monitoramento das etapas do processo e a identificação dos problemas difíceis de serem visualizados.
Mas por que PDCA? A sigla é formada pelas iniciais das palavras em inglês: Plan, Do, Check e Act, que significam respectivamente: planejar, fazer, checar (ou verificar) e agir.
No planejamento, o problema é identificado e analisado, são traçados os objetivos e metas, definidas as métricas de avaliação dos processos e, por fim, é formulado o plano de ação.
Na execução, o plano de ação é posto em prática de acordo com os prazos estabelecidos. Nesta etapa também é feita a coleta dos dados, sejam positivos, sejam negativos, para efeito de aprendizagem do time.
Na checagem ou verificação podem-se avaliar os resultados, bem como atestar se o que foi implantado corresponde ao que foi planejado. Também permite comparar os resultados anteriores com os que foram obtidos após o alcance dos objetivos e metas, identificando possíveis desvios.
No agir, são aplicadas as melhorias ou modificações necessárias para a otimização dos processos.
A vantagem do ciclo PDCA é a sua repetibilidade, ou seja, seus ciclos podem ser refeitos várias vezes. Isso faz com que ele seja uma das ferramentas mais eficazes, simples e utilizadas no gerenciamento e controle de qualidade total.
Canvas
O clássico Business Model Canvas, ou apenas Canvas, é provavelmente a ferramenta de planejamento estratégico mais famosa e utilizada no empreendedorismo. Consiste basicamente em construir um mapa visual com nove blocos que representam aspectos essenciais de uma empresa, distribuídos em 4 conjuntos. São eles:
O quê?
Proposta de valor: Benefícios e diferenciais que a empresa promete entregar como valor aos seus clientes e acionistas.
Como?
Atividades-chave: quais são as atividades essenciais a serem desenvolvidas pela empresa para cumprir a proposta de valor.
Recursos: listagem de recursos financeiros, humanos, tecnológicos e de infraestrutura necessários ao funcionamento do negócio.
Parcerias principais: são as atividades-chave realizadas de maneira terceirizada e os recursos principais adquiridos fora da empresa, por exemplo, os fornecedores.
Para quem?
Segmento de clientes: definição do público-alvo e personas que a empresa pretende atingir.
Canais: representam os caminhos através dos quais a empresa pretende chegar aos clientes, desde a distribuição dos produtos, passando pela comunicação e as vendas.
Relacionamento: como a empresa pretende se relacionar com os clientes, considerando as estratégias para atrair, reter, melhorar e manter um bom relacionamento.
Quanto?
Receitas: São as formas de obter receita por meio de propostas de valor (venda direta, aluguel, assinatura etc.) e política de preços.
Estrutura de custos: os principais custos ou orçamento geral para iniciar as operações do negócio.
Criado no início dos anos 2000, o Canvas se popularizou entre os administradores por mostrar a visão total do negócio em um único painel visual e foi rapidamente adotado por aqueles que desejavam inovar nos processos e na busca de novas soluções.
Análise SWOT ou FOFA
SWOT também é uma sigla em inglês, formada pelas iniciais das palavras Strength (força), Weakness (fraqueza), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças), que no Brasil se popularizou como FOFA – equivalente dos termos traduzidos para o português. É uma ferramenta excelente para a visualização dos cenários internos e externos e serve para mapear os pontos fortes e fracos da empresa.
Na FOFA é necessário analisar internamente as forças, que são as vantagens competitivas da sua empresa em relação aos concorrentes, e as fraquezas, que são as suas principais falhas, desvantagens e tudo que reduz a sua competitividade diante do mercado. Repare que ambos os aspectos estão sob o controle da administração da empresa.
Já em relação ao ambiente externo, é preciso observar e levantar informações sobre as oportunidades, que são os movimentos do mercado que podem beneficiar os seus negócios, e as ameaças, que representam os fatores alheios à empresa que podem impactar negativamente sua atuação. Nestes casos, os administradores não têm controle, apenas podem tomar decisões sobre o que está posto.
Reunidos todos os dados, é só organizá-los nos quadrantes da matriz e iniciar as análises a partir do cruzamento das informações de cada um deles.
KPI
O KPI (Key Performance Indicator) é também uma sigla em inglês e significa Indicador-chave de Performance. Essa ferramenta de gestão facilita o acompanhamento dos resultados em números e é o critério principal de mensuração de desempenho de qualquer processo.
Os KPIs não são fixos, cada empresa tem os seus próprios indicadores, que por sua vez são definidos dentro de três categorias: estratégicos, táticos e operacionais. Todos eles devem ser objetivos, mensuráveis (expressados em números), verificáveis e conter um valor agregado.
Para que um KPI faça sentido, você deverá ter um histórico de resultados dentro de um determinado período, e, então, comparar os números para decidir se está indo na direção correta. Seu uso é muito comum na gestão de Marketing.
5W2H
É possível que ao longo da explicação você descubra que já faz isso ou já conhece essa ferramenta, mas não sabia (ou não recordava) o seu nome. O 5W2H é recomendado por sua versatilidade e por servir como um checklist para planejar atividades e processos da empresa.
Sua função é basicamente tornar compreensível os objetivos da empresa e dirimir dúvidas a partir de sete perguntas essenciais, representadas pelos “5 Ws” e “2 Hs” do inglês:
What (o que será feito?);
Why (por que será feito?);
Where (onde será feito?);
When (quando será feito?);
Who (por quem será feito?);
How (como será feito?);
How much (quanto vai custar?).
Sua aplicação pode ser feita através de uma planilha no Excel, Google Planilhas, numa tabela em um editor de texto (como o Word) ou até mesmo numa folha de papel. Deve-se dividi-la em 7 colunas e anotar, na primeira linha, a resposta a cada uma das questões. Por fim, faça uma análise e direcione suas ações para atingir o objetivo da empresa.
Pirâmide de Maslow
Há 50 anos o psicólogo americano Abraham H. Maslow, desenvolveu o conceito de hierarquia das necessidades humanas com o objetivo de determinar o conjunto de condições imprescindíveis para que um indivíduo alcance a satisfação, seja ela pessoal ou profissional. Segundo Maslow, a realização delas é o que gera motivação nos indivíduos.
Estruturada em forma de pirâmide, na base estão as necessidades básicas e no topo as mais elaboradas. Essas necessidades são saciadas segundo a sua importância (hierarquia) para a sobrevivência do indivíduo, de forma que para alcançar o próximo patamar, é preciso conquistar as condições do patamar anterior.
Ao ser aplicada dentro do ambiente corporativo, é excelente para entender melhor seu cliente e entregar um produto com valor e realmente interessante para ele, bem como auxiliar na identificação dos fatores que aumentem a felicidade e motivação dos colaboradores para alcançar metas e objetivos profissionais e corporativos.
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