Hoje, ter as informações adequadas em mãos na forma de relatórios e documentos é um dos fatores que explicam o sucesso de qualquer negócio. Quanto mais conteúdo puder embasar a tomada de decisão dos executivos, melhor. A questão, porém, é como fazer com que estes dados cheguem de forma eficiente, rápida e, principalmente, com qualidade. Organizações com muitos documentos perdem muito tempo até encontrar o que precisa e ainda por cima corre o risco de bagunçar ainda mais o processo. É necessário realizar uma gestão documental que facilite a rotina de todos e não comprometa a produtividade. Confira cinco práticas que auxiliam nessa tarefa:

1 – Busque uma solução de gestão eletrônica de documentos

A primeira dica é justamente compreender que o processo de gestão documental não precisa ser feito manualmente. Hoje, há soluções tecnológicas que realizam não só a digitalização, como organizam o próprio fluxo e catalogam de forma eficiente para facilitar a busca posterior. Essa prática faz com que todos os documentos sejam organizados na mesma plataforma no mesmo momento em que suas versões digitais forem criadas, desburocratizando as tarefas e poupando tempo dos colaboradores.

2 – Divida os arquivos de acordo com tema e uso

Para facilitar ainda mais a gestão de documentos, uma boa prática que a empresa pode adotar é separar os arquivos de acordo com o tema, departamento e também pela forma de uso. Assim cria-se uma padronização que ficará mais fácil a categorização e busca dos documentos por qualquer membro da empresa, facilitando também a aplicação de sistemas de GED em sua organização.

3 – Determine políticas de acesso dos documentos

O tópico acima leva a uma necessidade cada vez maior dentro das empresas: a definição de uma política e de regras transparentes sobre o uso dos documentos. É importante ter padronização para facilitar a gestão, criando palavras-chave comuns a todos os times e tipos de arquivos. Além disso, é essencial determinar níveis de acesso entre os colaboradores e normas para digitalização e transporte destes documentos. Assim, evita-se o risco de perda ou de vazamento de dados sigilosos da companhia.

4 – Crie fluxos de trabalho e digitalização

A partir do momento em que houver tecnologia e políticas de uso, a empresa pode passar para o planejamento de um workflow que atenda às necessidades da organização. O fluxo de trabalho permite que a digitalização seja contínua e, principalmente, sem erros, reduzindo arquivos duplicados ou com palavras-chave mal formuladas. Assim, é possível criar uma rotina de busca eficiente e que otimiza o dia a dia dos colaboradores.

5 – Não deixe de fazer backups

Por fim, por mais eficiente que seja o sistema cloud ou o próprio servidor que armazena os arquivos digitais, uma boa prática consiste em manter backup desses documentos digitalizados, pelo menos os principais e em um local diferente do original. Nunca se sabe quando pode acontecer algum problema tecnológico que impeça o acesso deste conteúdo ou até o risco de algum ataque cibernético.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa de outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.